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Welche Zeugnisse sollte man einer Bewerbung beifügen?
Grundsätzlich solltest Du alle Zeugnisse und Nachweise einreichen, die Deine Eignung für die ausgeschriebene Stelle belegen.
Dazu können gehören:
- das Zeugnis Deines höchsten Schulabschlusses
- Dein Ausbildungszeugnis oder Hochschulabschluss
- aktuelle und relevante Arbeitszeugnisse
- Praktikumsbescheinigungen
- Weiterbildungs- und Qualifikationsnachweise
- berufsspezifische Zertifikate und Berechtigungen
Welche Unterlagen Du tatsächlich benötigst, hängt von Deinem bisherigen Werdegang ab. Berufseinsteiger haben naturgemäß weniger Arbeitszeugnisse und können ihre Qualifikationen deshalb stärker durch Schulabschlüsse, Praktika oder Nebenjobs belegen.
Mit zunehmender Berufserfahrung verlieren Schulnoten dagegen an Bedeutung. Dann interessieren sich Arbeitgeber vor allem dafür, welche Aufgaben Du bereits übernommen hast, welche Erfahrungen Du sammeln konntest und wie Deine bisherigen Arbeitgeber Deine Leistung beurteilen.
Sind Zeugnisse bei einer Bewerbung Pflicht?
Nicht für jede Bewerbung sind dieselben Zeugnisse verpflichtend. Entscheidend ist zunächst, welche Unterlagen in der Stellenanzeige verlangt werden.
Fordert ein Unternehmen ausdrücklich eine vollständige Bewerbung mit Zeugnissen, solltest Du die relevanten Dokumente direkt mitsenden. Bei einer Kurzbewerbung oder einer Bewerbung über ein Onlineportal reichen teilweise zunächst der Lebenslauf und wenige grundlegende Angaben aus.
Trotzdem ist es sinnvoll, wichtige Qualifikationsnachweise griffbereit zu haben. Fehlen zentrale Dokumente wie das Ausbildungszeugnis oder aktuelle Arbeitszeugnisse, können Rückfragen entstehen.
Du musst jedoch nicht ungefragt sämtliche Zeugnisse Deiner gesamten Laufbahn einreichen. Eine gezielte Auswahl wirkt häufig professioneller als ein unübersichtlicher Anhang mit zahlreichen Dokumenten.
Welche Zeugnisse brauchen Berufseinsteiger?
Für Berufseinsteiger sind Schul-, Ausbildungs- und Praktikumszeugnisse besonders wichtig, weil noch keine oder nur wenig Berufserfahrung vorhanden ist.
Zu einer Bewerbung können deshalb gehören:
- das Abschlusszeugnis der höchsten Schulbildung
- das Ausbildungszeugnis oder der Hochschulabschluss
- Praktikumsbescheinigungen
- relevante Nachweise aus Nebenjobs
- Weiterbildungszertifikate
- gegebenenfalls ein aktuelles Zwischenzeugnis
Bewirbst Du Dich um einen Ausbildungsplatz, kannst Du Dein letztes vollständiges Schulzeugnis und – sofern bereits vorhanden – Dein aktuelles Zwischenzeugnis beifügen.
Bei einer Bewerbung nach der Ausbildung stehen Dein Ausbildungsabschluss und das Zeugnis Deines Ausbildungsbetriebs im Vordergrund. Praktikumszeugnisse sind besonders dann sinnvoll, wenn die dort ausgeübten Tätigkeiten zur angestrebten Stelle passen.
Welche Zeugnisse brauchen Berufserfahrene?
Mit wachsender Berufserfahrung werden aktuelle Arbeitszeugnisse wichtiger. Sie geben potenziellen Arbeitgebern einen Einblick in Deine bisherigen Tätigkeiten, Verantwortungsbereiche und Leistungen.
In vielen Fällen reichen die letzten zwei bis drei relevanten Arbeitszeugnisse aus. Besonders wichtig ist das Zeugnis Deiner aktuellen oder letzten beruflichen Station.
Zusätzlich solltest Du Dein Ausbildungszeugnis oder Deinen Hochschulabschluss beifügen, wenn dieser für die ausgeschriebene Tätigkeit relevant ist. Auch aktuelle Weiterbildungen, Zertifikate oder berufsspezifische Berechtigungen können Deine Bewerbung sinnvoll ergänzen.
Ältere Arbeitszeugnisse musst Du nicht automatisch aussortieren. Wenn sie Erfahrungen dokumentieren, die für die neue Stelle besonders wichtig sind, können sie weiterhin relevant sein.
Was ist der Unterschied zwischen Schul-, Ausbildungs- und Arbeitszeugnissen?
Schulzeugnisse
Schulzeugnisse dokumentieren Deinen Bildungsabschluss und Deine schulischen Leistungen. Sie sind vor allem bei Bewerbungen um einen Ausbildungsplatz oder beim Berufseinstieg wichtig.
Nach mehreren Jahren Berufserfahrung treten sie meist in den Hintergrund. Arbeitgeber interessieren sich dann stärker für Deinen beruflichen Werdegang und Deine praktischen Kenntnisse.
Ausbildungszeugnisse
Nach einer abgeschlossenen Berufsausbildung erhältst Du üblicherweise verschiedene Nachweise. Dazu können das Prüfungszeugnis der zuständigen Kammer, das Berufsschulzeugnis und das Zeugnis des Ausbildungsbetriebs gehören.
Diese Unterlagen bestätigen Deine fachliche Grundqualifikation und bleiben besonders wichtig, wenn Du Dich in Deinem erlernten Beruf oder einem verwandten Tätigkeitsfeld bewirbst.
Hochschulzeugnisse
Nach einem Studium kannst Du Dein Abschlusszeugnis und gegebenenfalls eine Urkunde über den erworbenen akademischen Grad beifügen.
Eine vollständige Aufstellung sämtlicher Prüfungsleistungen ist nicht bei jeder Bewerbung erforderlich. Ob ein Transcript of Records oder weitere Nachweise sinnvoll sind, hängt von der Position und den Anforderungen des Unternehmens ab.
Arbeitszeugnisse
Arbeitszeugnisse dokumentieren Deine bisherigen Tätigkeiten und bewerten in der Regel Deine Leistung sowie Dein Verhalten im Unternehmen.
Sie enthalten häufig Angaben zu:
- Deinen Aufgaben und Verantwortungsbereichen
- Deiner Arbeitsweise und Leistungsbereitschaft
- Deinen fachlichen Kenntnissen
- Deinem Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden
- dem Zeitraum Deiner Beschäftigung
Für erfahrene Bewerber gehören aktuelle Arbeitszeugnisse deshalb zu den wichtigsten Anlagen.
Wie viele Arbeitszeugnisse sollte man beifügen?
Eine feste Anzahl gibt es nicht. Meist ist es ausreichend, die letzten zwei bis drei aussagekräftigen Arbeitszeugnisse einzureichen.
Dabei solltest Du Dich nicht ausschließlich am Alter der Dokumente orientieren. Entscheidend ist, ob ein Zeugnis Kenntnisse oder Tätigkeiten belegt, die für die neue Position wichtig sind.
Hast Du viele kurze Beschäftigungsverhältnisse hinter Dir, musst Du nicht zwangsläufig jedes einzelne Zeugnis beifügen. Wähle stattdessen die Unterlagen aus, die Deinen beruflichen Werdegang am besten abbilden.
Warst Du viele Jahre bei einem Unternehmen beschäftigt, ist das abschließende Arbeitszeugnis besonders relevant. Ein Zwischenzeugnis kannst Du ergänzen, wenn es einen anderen Tätigkeitsbereich oder eine frühere Position innerhalb des Unternehmens dokumentiert.
Wie weit sollten Zeugnisse zurückreichen?
Auch hierfür gibt es keine allgemeingültige Grenze. Aktuelle Dokumente sind meistens wichtiger als sehr alte Nachweise. Trotzdem kann ein älteres Zeugnis sinnvoll sein, wenn es Deine Eignung für die angestrebte Stelle besonders gut belegt.
Für Berufseinsteiger sind nahezu alle vorhandenen Nachweise relevant, da sie noch nicht auf eine lange berufliche Laufbahn zurückblicken können.
Berufserfahrene sollten sich dagegen auf aktuelle und aussagekräftige Dokumente konzentrieren. Dazu gehören beispielsweise:
- Arbeitszeugnisse der letzten beruflichen Stationen
- relevante ältere Arbeitszeugnisse
- das Ausbildungs- oder Studienzeugnis
- aktuelle Weiterbildungen und Zertifikate
- vorgeschriebene berufliche Berechtigungen
Bei einem Branchen- oder Berufswechsel können auch ältere Zeugnisse wieder wichtig werden. Das gilt vor allem dann, wenn Du in einem früheren Arbeitsverhältnis bereits Erfahrungen gesammelt hast, die zur neuen Stelle passen.
Kann man das Schulzeugnis später weglassen?
Nach mehreren Jahren Berufserfahrung ist das Schulzeugnis häufig nicht mehr entscheidend. Deine praktische Erfahrung, Deine berufliche Entwicklung und Deine Arbeitszeugnisse haben dann meist eine größere Aussagekraft.
Du kannst auf das Schulzeugnis häufig verzichten, wenn:
- Du bereits mehrere Jahre im Berufsleben stehst
- Deine Ausbildung oder Dein Studium abgeschlossen ist
- Deine berufliche Qualifikation durch aktuelle Zeugnisse belegt wird
- das Schulzeugnis in der Stellenanzeige nicht ausdrücklich verlangt wird
Bei Bewerbungen um eine Ausbildung, ein duales Studium oder eine erste Arbeitsstelle solltest Du das Schulzeugnis dagegen in der Regel beifügen.
In welcher Reihenfolge werden Zeugnisse angeordnet?
Zeugnisse werden üblicherweise antichronologisch sortiert. Das aktuellste Dokument steht also zuerst.
Eine mögliche Reihenfolge ist:
- aktuelle Arbeitszeugnisse
- ältere relevante Arbeitszeugnisse
- Ausbildungszeugnis oder Hochschulabschluss
- Schulabschlusszeugnis
- Weiterbildungen und Zertifikate
- zusätzliche Qualifikationsnachweise
Du kannst die Dokumente auch nach Kategorien gliedern. Wichtig ist vor allem, dass die Reihenfolge nachvollziehbar bleibt und Personalverantwortliche die wichtigsten Unterlagen schnell finden.
Häufige Fehler bei der Auswahl von Zeugnissen
Zu viele irrelevante Zeugnisse
Ein umfangreicher Anhang mit Nachweisen, die keinen Bezug zur ausgeschriebenen Stelle haben, erschwert die Übersicht.
Wähle deshalb gezielt die Zeugnisse aus, die Deine Qualifikationen für die jeweilige Position belegen. Ein älteres Dokument kann sinnvoll sein, wenn es einen klaren Bezug zur Stelle hat. Ohne diesen Bezug kannst Du es in der Regel weglassen.
Wichtige Zeugnisse fehlen
Auch zu wenige Unterlagen können problematisch sein. Fehlt beispielsweise das Ausbildungszeugnis oder das Zeugnis der letzten Beschäftigung, kann dies Fragen aufwerfen.
Ist ein Dokument noch nicht vorhanden, kannst Du in Deiner Bewerbung kurz darauf hinweisen. Das gilt beispielsweise, wenn Dir Dein aktueller Arbeitgeber noch kein Arbeitszeugnis ausgestellt hat.
Die Dokumente sind unsortiert
Die Scans sind schlecht lesbar
Unscharfe Fotos, abgeschnittene Seiten oder sehr dunkle Scans erschweren die Prüfung Deiner Unterlagen.
Achte darauf, dass:
- alle Seiten vollständig sichtbar sind
- Texte, Unterschriften und Stempel lesbar bleiben
- die Dokumente richtig ausgerichtet sind
- die Dateigröße nicht unnötig hoch ist
- alle Unterlagen in einer übersichtlichen PDF-Datei zusammengefasst sind
Die Unterlagen sind veraltet
Der Name auf dem Zeugnis ist nicht mehr aktuell
Nach einer Namensänderung können frühere Zeugnisse weiterhin unter dem alten Namen ausgestellt sein. In den meisten Fällen genügt ein kurzer Hinweis im Lebenslauf, beispielsweise durch die Angabe des Geburtsnamens.
Einen amtlichen Nachweis solltest Du nicht automatisch jeder Bewerbung beifügen. Wird ein solcher Nachweis benötigt, kann das Unternehmen ihn im weiteren Bewerbungsprozess anfordern.
Was tun, wenn ein Arbeitszeugnis fehlt?
Fehlt Dir ein Arbeitszeugnis, solltest Du zunächst Deinen früheren Arbeitgeber kontaktieren und um die Ausstellung oder eine Kopie bitten.
Ist dies nicht mehr möglich, können je nach Situation auch andere Dokumente helfen, Deine Beschäftigung nachzuweisen. Dazu gehören beispielsweise:
- eine Arbeitsbescheinigung
- ein früheres Zwischenzeugnis
- ein Referenzschreiben
- der Arbeitsvertrag
- eine Tätigkeitsbeschreibung
- eine persönliche Referenz eines ehemaligen Vorgesetzten
Welche Alternative geeignet ist, hängt davon ab, weshalb das Zeugnis fehlt und welchen Nachweis das neue Unternehmen benötigt.
Gehe offen mit der Situation um. Du musst fehlende Unterlagen nicht ausführlich im Anschreiben erklären. Ein kurzer Hinweis genügt, wenn das Dokument für die Bewerbung relevant ist oder nachgereicht wird.
Was tun, wenn ein Schul- oder Ausbildungszeugnis verloren gegangen ist?
Bei einem verlorenen Schulzeugnis kannst Du Dich zunächst an Deine ehemalige Schule wenden. Kann sie Dir keine Kopie mehr ausstellen, ist möglicherweise das zuständige Schulamt oder Archiv der richtige Ansprechpartner.
Bei Ausbildungs- und Prüfungszeugnissen kannst Du Dich je nach Beruf unter anderem an folgende Stellen wenden:
- die Industrie- und Handelskammer
- die Handwerkskammer
- die zuständige Berufskammer
- die Berufsschule
- den Ausbildungsbetrieb
- die Hochschule oder Bildungseinrichtung
Plane für die Beschaffung von Ersatzdokumenten ausreichend Zeit ein. Bis Du die Unterlagen erhältst, kannst Du in Deiner Bewerbung darauf hinweisen, dass ein Nachweis nachgereicht wird.
Müssen ausländische Zeugnisse übersetzt werden?
Ausländische Zeugnisse sollten so eingereicht werden, dass der potenzielle Arbeitgeber die Inhalte nachvollziehen kann.
Ob eine Übersetzung notwendig ist, hängt von der Sprache des Dokuments, dem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle ab. Bei englischsprachigen Unterlagen wird nicht immer eine deutsche Übersetzung verlangt. Bei anderen Sprachen kann sie jedoch sinnvoll oder erforderlich sein.
Wird eine beglaubigte Übersetzung gefordert, solltest Du Dich an einen entsprechend qualifizierten Übersetzer wenden. Reiche dann sowohl das Original als auch die Übersetzung ein.
Bei bestimmten Berufen kann zusätzlich eine offizielle Anerkennung des ausländischen Abschlusses notwendig sein. Das betrifft insbesondere reglementierte Berufe, für deren Ausübung gesetzlich festgelegte Qualifikationen vorgeschrieben sind.
Wie groß darf die Bewerbungsdatei sein?
Die zulässige Dateigröße hängt vom Bewerbungsportal oder den Vorgaben des Unternehmens ab. Prüfe deshalb vor dem Versand, ob in der Stellenanzeige oder im Onlineformular eine maximale Größe genannt wird.
Fasse Deine Unterlagen möglichst in einer einzigen PDF-Datei zusammen. Die Dokumente sollten gut lesbar sein, ohne dass die Datei unnötig groß wird.
Ein professioneller Dateiname kann beispielsweise so aussehen:
Bewerbung_Vorname_Nachname.pdf
Vermeide Dateinamen wie „Scan1.pdf“, „Dokument_neu.pdf“ oder „Bewerbung_final_final.pdf“.
Du bist Dir unsicher, welche Zeugnisse für Deine Bewerbung wichtig sind? Wir unterstützen Dich dabei, Deine Unterlagen zusammenzustellen und den nächsten beruflichen Schritt zu gehen.
Weitere hilfreiche Tipps findest du in unserem umfassenden Job Ratgeber.